Las reuniones son completamente necesarias para tomar decisiones y coordinar miles de aspectos en una empresa. No obstante, si no se gestiona bien, puede llevar a pérdida de tiempo y productividad. A todos nos gusta sentirnos satisfechos cuando invertimos nuestro esfuerzo en algo, y en Profesto, compartimos estrategias para hacer que las reuniones sean más eficientes. Además, incorporar un sistema de control de horarios laborales puede ayudarte a organizar mejor tu jornada y detectar en qué momentos del día eres más productivo.
1. Define un objetivo claro
Antes de organizar una reunión responde a las siguientes preguntas: ¿es realmente necesaria?, ¿qué pasa si no se realiza?, ¿cuál es el propósito principal?
Si no hay un objetivo concreto, considera alternativas como un correo o un mensaje en la plataforma de gestión de proyectos.
2. Estructura la reunión
Haz una lista con todos los puntos esenciales a tratar y asigna un tiempo específico a cada uno. Envía esta información a los asistentes con antelación. Mantén en la cabeza que “lo bueno, si es preciso, es dos veces más bueno”, es decir, que las reuniones efectivas no deberían superar los 30 a 45 minutos. En resumen, se debe mantener un ritmo para reducir las divagaciones y mejorar el foco de los asistentes.
3. Reduce el número de participantes
La reunión debe ser de alto valor, y por tanto, darle acceso solo a aquellas personas que aporten información relevante. Un grupo reducido y conciso favorece a la toma de decisiones y evita la participación pasiva, incluso la pérdida de tiempo. Pero a nadie le gusta perder eficiencia, por eso implementar un sistema de control de horarios laborales como Profesto te ayudará a mejorar la productividad de los empleados.
4. Fomenta la participación
A veces nos enfocamos tanto en ser eficientes que se nos olvida dejar rienda suelta a nuestra imaginación. El ambiente de las reuniones tiene que transmitir seguridad, porque las mejores ideas surgen con creatividad. Todos los asistentes se deben sentir involucrados y comprometidos.
5. Usa herramientas digitales
Actualmente existen herramientas que permiten organizar y hacer un seguimiento de las tareas, además de evaluar y revisar la eficacia de las reuniones, optimizar la dinámica de los resultados obtenidos y recoger el feedback de los participantes.
En Profesto llegamos a la conclusión de que aplicar estas estrategias optimizará el tiempo de trabajo, mejorará la comunicación interna, la toma de decisiones y la organización de las tareas. Porque sabemos que el tiempo es un recurso muy valioso, te ayudamos a aprovechar al máximo tu jornada laboral.