La lista de tareas o “to do list” es una herramienta muy importante dentro de la empresa, ya que ayudará a los empleados a mantenerse enfocados y a ser conscientes de todas las tareas que deben de realizar dentro de un periodo de tiempo determinado. Además, haciendo uso de ellas no solo ahorrarán tiempo, sino que realizarán su trabajo de manera más efectiva.
Por tanto, como vemos las listas de tareas son indispensables para la planificación diaria, ya que una mala planificación podría llegar a costar un cliente, un proyecto nuevo, etc. El problema es que muchas veces se hace un mal uso de ellas y acaban perdiendo sus grandes ventajas, por eso en el post de esta semana te daremos unas claves para crear una “to do list” efectiva.
Claves para elaborar una lista de tareas laborales efectiva
Categorízalas. Es muy importante que en la lista de tareas esté correctamente marcado el grado de urgencia y las fechas de entrega de dichas tareas, para que los empleados sepan con qué tareas deberán ponerse primero.
Una única lista. Lo más aconsejable es tener una única lista de tareas para evitar que la información esté desperdigada en diferentes soportes o repetida en varias listas.
Divide las tareas grandes en acciones más pequeñas. Los grandes proyectos pueden resultar agobiantes para los empleados ya que nunca ven su final, por ello una buena opción es dividirlo en tareas más pequeñas para que las puedan ir tachando, generando la sensación de que se avanza más rápido y de que se tiene mayor control.
Incluye toda la información posible. Así, a la hora de realizar la tarea ya sabrá de qué se trata, qué herramientas necesita, cómo llevarla a cabo, etc.
Asigna tiempos para cada tarea. Una buena forma de motivar es asignar tiempos a las tareas de la lista, así se eliminarán las horas muertas que hay durante la jornada laboral y se aumentará la productividad.
Escoge un formato que te resulte cómodo. Es imprescindible escoger un formato para anotar los «to do» semanales y mensuales que te resulte cómodo y al que puedas acceder en cualquier momento y lugar. Una opción fácil y sencilla para gestionar las tareas es utilizar una aplicación como Profesto.io que permitirá al empleado gestionar su tiempo y trabajo, creando sus tareas, confirmándolas cuando ya están hechas o cancelándolas en el caso de que no se haya podido realizar por falta de tiempo.
Sé flexible. Deja siempre un tiempo de margen entre tareas por si acaso surge algún imprevisto.
Como hemos podido observar, existen algunas claves para llevar a cabo una lista de tareas de manera más efectiva, la cual ayudará a poder tener una mejor gestión del tiempo. Si estás interesado en una herramienta para realizar una gestión de tareas geolocalizadas, Profesto.io es lo que buscas, así que no dudes en ponerte en contacto con nosotros.