¿Sientes que estás perdiendo el control de tu tiempo? ¿Estás buscando un método para ser más productivo en el trabajo? Si es así, no te preocupes porque a continuación te vamos a contar en qué consiste la técnica del timeboxing y todas las pautas para implementarla en tus tareas y dominar la procrastinación.
¿QUÉ ES EL TIMEBOXING?
El timeboxing es una técnica de gestión del tiempo orientada a los objetivos, la cual consiste en fijar un período de tiempo determinado para realizar cada tarea, es decir, un "bloque de tiempo".
Según la ley de Parkinson, "el trabajo se expande hasta llenar el tiempo disponible para su realización". Esto significa que, si se asigna un plazo amplio para finalizar una tarea, como por ejemplo tres semanas, es probable que emplees más tiempo de lo necesario para completarla, debido a la tendencia natural de las personas a llenar ese tiempo.
Sin embargo, el método del timeboxing te permitirá establecer límites de tiempo más estrictos para aumentar la productividad y combatir la procrastinación. Gracias a esta técnica, podrás realizar muchas más actividades en un dado período de tiempo, con el fin de alcanzar tus objetivos con mayor eficiencia evitando interrupciones. Así se pueden reducir las tareas y detalles segundarios que normalmente ocupan aproximadamente el 60% de nuestro tiempo.
¿CÓMO IMPLEMENTAR LA TÉCNICA DEL TIMEBOXING EN TU TRABAJO?
Para aumentar la productividad de tu equipo y aplicar esta técnica en tu empresa, puedes seguir algunos pasos sencillos:
1. Define las tareas y los objetivos que quieres alcanzar con ellas.
Para encontrar las tareas adecuadas, sería ideal dividir las tareas que sabes que tomarán mucho tiempo de las tareas segundarias o a las que no quieres dedicar demasiado tiempo. Las primeras son aquellas que no se pueden terminar de manera rápida y te llevan a procrastinar constantemente. Sin embargo, si las descompones en partes más pequeñas, se reduce la sensación de abrumación y aumenta la motivación para alcanzarlas. Por otro lado, el segundo tipo de tareas son las que normalmente son menos agradables, como la limpieza de tu oficina o la organización de tus correos. Si no se establece una fecha límite, es probable que terminarás posponiéndolas indefinidamente o gastando más tiempo de lo necesario en ellas. Por esta razón, es importante delimitar el tiempo que invertirás en ellas desde el principio.
Si tienes una tarea bastante grande y con largo plazo, podrías alcanzar tu objetivo principal dividendo lo que tienes que hacer en pequeños objetivos diarios. Por ejemplo, si tienes que escribir un ensayo de 40 páginas, podrías determinar un cierto número de páginas cada día. También puedes cumplir con estos objetivos de manera recurrente, como una hora al día o al final de la semana.
2. Determina los bloques de tiempo.
Tras haber determinado las tareas que vas a enfrentar, hay que asignar un período de tiempo para completar cada una de estas. A menudo se utiliza la expresión "bloque de tiempo" para referirse a semanas o meses. Sin embargo, se alcanzaría una mayor efectividad si se establecen plazos más cortos donde trabajar de manera más profunda y concentrada, por ejemplo, dividiendo las tareas más grandes en partes pequeñas. También podrías anotar estos plazos en tu calendario para visualizar el tiempo que tienes para cada tarea, y además esto permite al resto del equipo conocer cuando no estarás a disposición.
De todos modos, determinar cuánto tiempo invertir en cada tarea depende del objetivo que quieras alcanzar. Hay varias técnicas con las que se pueden establecer períodos de tiempo determinados, entre otras, la técnica Pomodoro, que consiste en fijar tareas de 25 minutos de trabajo separadas por 5 minutos de pausas.
3. Planea las pausas.
Es importante tomas pausas o descansos entre los diferentes bloques. Aunque hay alguien que tal vez prefieren omitirlas para ahorrar tiempo, estas pausas son necesarias para seguir trabajando con más energía y entusiasmo. Por ejemplo, si trabajas en una oficina podría descansar simplemente subiendo o bajando las escaleras, o también tomando un café y entablando una conversación con unos colegas. De hecho, el timeboxing no significa alcanzar la máxima productividad o hacer todo lo que uno pueda, sino es una forma de lograr la mayor eficiencia y eficacia posible en el trabajo.
4. Trabaja evitando las distracciones.
La programación de los timeboxes es útil para que el equipo empiece a trabajar de manera enfocada. Sin embargo, a menudo distraemos nuestra atención con cuestiones externas, lo que afecta negativamente a nuestra productividad y obstaculiza la realización de un trabajo eficaz. Para lograrlo, puedes cerrar tu navegador o redes sociales, y también apagar el móvil o activar el modo "no molestar" para no recibir notificaciones innecesarias durante tu trabajo. Gran parte de las herramientas permiten que el resto del equipo puede omitir estas configuraciones si necesitan ponerse en contacto contigo, entonces no te encontrarás completamente aislado.
5. Evalúa los resultados.
Cuando acabe el tiempo fijado para una tarea, lo ideal sería dejar de trabajar y evaluar los resultados conseguidos. Si no lograste completar tu tarea, toma tu tiempo para analizar lo que has realizado y lo que se puede mejorar. Por ejemplo, ¿has conseguido pasar todo el tiempo previsto de trabajo a realizar tus tareas, o te has interrumpido para tomar un café o mirar el móvil? Si lograste cumplir con tus objetivos dentro de la fecha límite, podrías premiarte con una larga pausa, por ejemplo, dando un paseo.
VENTAJAS DEL TIMEBOXING
El timeboxing aporta muchos beneficios a tu empresa y empleados, y hay muchas razones para implementarla en tu rutina de trabajo:
Trabajar de modo consciente: establecer bloques de tiempo implica priorizar las tareas en las que tienes que cumplir y cuánto tiempo llevan. Esto será útil para comprender el tiempo dedicado a cada tarea, controlar la productividad de todo el equipo y decidir si hay tiempo para lanzar nuevos proyectos sin sobrecargar tus compañeros.
Evitar el multitasking: realizar varias tareas a la vez a menudo nos hace perder la concentración. El cerebro humano no puede llevar a cabo diferentes tareas al mismo tiempo. Esto porque, cuando cambiamos de tarea, tenemos que recargar la información para concentrare en la nueva, lo que consume mucho tiempo y energía. El timeboxing te permite dedicarte exclusivamente a una sola tarea, sin la necesidad de alternar diferentes proyectos simultáneamente.
Aumentar la motivación: con los bloques de tiempo, tienes que realizar una tarea en un período de tiempo determinado. Tener un objetivo que alcanzar dentro de un límite puede ser motivador, y también el uso de un temporizador puede incrementar tu concentración y evitar la procrastinación. La existencia de fechas límites puede representar un reto para ti mismo, para ver en cuanto tiempo logras completar las tareas.
Crear un calendario de trabajo: gracias al timeboxing, tendrás una versión más precisa de cómo se desarrollará tu jornada, y puedes tener también una representación visual de tus tareas incorporando los bloques de tiempo en tu calendario. Así no tendrás que hacer conjeturas cada vez que necesitas planificar tu trabajo.
Evitar el perfeccionismo: una persona perfeccionista tarda mucho tiempo en tomar decisiones, porque busca siempre la perfección en sus proyectos. Con el timeboxing, el progreso se valora más que la búsqueda de la excelencia. Este método te ayudará a completar tus tareas en un tiempo razonable sin revisar repetidamente las que ya has terminado. Si se acaba el tiempo límite, tienes que pasar a la tarea sucesiva, aunque la precedente no está perfecta.
Establecer plazos breves para las tareas desagradables: A veces nos encontramos con tareas que consideramos desagradables, pero que son inevitables. Si asignas a estas tareas un tiempo limitado, por ejemplo, bloques breves a lo largo de varios días, las terminará en cuanto antes.
Alcanzar un equilibrio en tu vida: Si sueles tardar en las reuniones o no compartes suficientes momentos con tu familia, el método timeboxing te ayuda a controlar el tiempo que dedicas a tus tareas. Esta técnica te ofrece la oportunidad de alcanzar un equilibrio entre tu vida personal y laboral, ya que, limitando el tiempo que empleas a las actividades en la oficina, ganarás tiempo para invertir en otras áreas de tu vida.
DESVENTAJAS DEL TIMEBOXING
Aunque sea una herramienta muy efectiva, el timeboxing puede que no adapte a todos y a cada situación. A continuación, vamos a examinar las desventajas más frecuentes.
Dificultad de acabar las tareas antes del tiempo límite: al principio, podrías tener dificultades debido a interrupciones externas o al hecho de que no has asignado suficiente tiempo a algunas tareas. Y eso es común, porque tienes que aprender a fijar correctamente el tiempo de las tareas empezando con bloques de tiempo flexibles.
Bloques de tiempo demasiado cortos: establecer un tiempo demasiado limitado puede generar una sensación de presión y de urgencia constante sobre las tareas. Esto puede representar un problema con las tareas que requieren una concentración minuciosa, afectando negativamente a la calidad del trabajo. Finalmente, a veces se establecen plazos no realistas, lo que puede generar frustración cuando no se logra respetarlos.
La alarma del temporizador puede interrumpir el flujo: cuando estás concentrado en una tarea en un estado de fluidez, puede ser frustrante si suena la alarma y de repente tienes que cambiar de actividad. Por esto es aconsejable colocar las tareas relacionadas de manera consecutiva, con pequeños descansos de cinco minutos entre ellas. Sin embargo, si el trabajo avanza bien y quieres tardar un poco, puedes romper las reglas. Esta herramienta representa un punto de partida para organizar tu trabajo, y no debe convertirse en una fuente de presión y estrés.
La prisa puede afectar a la calidad del trabajo: los bloques de tiempo que se establecen tienen que ser realistas. Cuando se trata de tareas que requieren un alto nivel de calidad, la prioridad no tiene que ser el respeto del tiempo fijado, sino la excelencia del trabajo. Por esto es importante establecer períodos de tiempo adecuados para no perjudicar la calidad de la labor y no gastar demasiado tiempo.
Alguien podría sentirse abrumado con esta técnica: el timeboxing es una medida muy útil para gestionar el tiempo. Sin embargo, no es efectiva para todos. Algunas personas pueden sentirse abrumadas con este método, entonces sería ideal probar con otras técnicas de gestión del tiempo.
Para concluir, en general el timeboxing es un método eficaz para mejorar la gestión del tiempo y la eficiencia en las actividades diarias. Esta técnica nos ayuda a centrarnos en nuestras tareas más importantes, reduciendo la procrastinación y aumentando la productividad. Por último, cada persona puede adaptarla a su estilo de vida para maximizar su potencial.
Para conocer más técnicas para aumentar la productividad de tu equipo, no te pierdas nuestras próximas publicaciones en el blog de Profesto.io. Además, no te olvides revisar nuestros artículos anteriores sobre los beneficios de implementar un sistema de control horario en tu empresa.