La organización interna de la empresa es uno de los elementos que se podría considerar como pilar fundamental para el funcionamiento de esta. Es por ello por lo que optimizarla ayudará a que esta funcione de manera correcta y fluida, aumentando la eficiencia de la misma y, como consecuencia, el bienestar de sus trabajadores.
Para optimizar los procesos que se llevan a cabo en el desarrollo de un proyecto, hay varias herramientas que pueden ser de utilidad para facilitar esta tarea, como bien es el cronograma. En el blog de hoy te contamos todo lo que necesitas saber de esta herramienta.
¿Qué es un cronograma? ¿para qué sirve? ¿cómo diseñar uno?
Un cronograma es un documento detallado que describe aquellos pasos y procesos necesarios para llegar a la consecución de objetivos marcados en un proyecto.
En él, se describen las distintas actividades que deben llevarse a cabo para garantizar que todas las partes interesadas estén informadas y al día de todas acciones que se han de llevar a cabo en el periodo de tiempo determinado. Es importante que sea un documento dinámico, en el que se puedan realizar pequeñas modificaciones en caso de ser necesario y haya feedback por parte de los trabajadores envueltos en el proyecto.
Como es un elemento de organización interna, no tiene una estructura definida, pero algunos elementos que podrían resultar interesantes a introducir son los siguientes:
- Fechas y horario: cada actividad debe tener una fecha específica para su realización, o al menos una fecha de inicio y otra de fin marcadas, así como un horario limitado que defina cuánto tiempo se va a dedicar a cada actividad.
- Actividades: especificar la acción y el mensaje a transmitir con ella.
- Objetivos: los objetivos del plan deben estar plasmados en cada acción. Todo para asegurarse de que las actividades estén alineadas con los objetivos generales y para tener mayor seguridad de que las estrategias que se han decidido llevar a cabo son las idóneas para cada uno de ellos.
- Audiencia: el cronograma debe identificar a la audiencia objetivo para cada actividad, para poder personalizar el mensaje de la manera más efectiva.
- Canales de comunicación: el calendario debe incluir una lista de los canales de comunicación que se utilizarán para la difusión de cada actividad.
- Responsables: el cronograma debe plasmar quién será la persona o personas responsables para cada actividad.
- Comentarios: si algo no está funcionando, es mejor prevenir errores e incluir una sección en la que se puedan dejar algunos comentarios y ajustes necesarios para mejorar el cronograma.
Una vez realizado el cronograma que ayudará a cumplir los objetivos previstos para el proyecto, es importante que antes de ponerte en marcha lo revises para evitar malentendidos y comprobar que las fechas y horarios sean realistas para los responsables de cada actividad, sin que exista un exceso o falta de carga de trabajo.
Gracias a la creación de este, podrás garantizar que todas las partes interesadas están informadas y al día de los acontecimientos de la organización. También contribuirá a que todas las actividades y procesos estén bien descritos y organizados.
Así te asegurarás de que todo el mundo está en la misma página y trabaja por los mismos objetivos.
Una herramienta que te será altamente útil para medir si realmente la programación establecida en el cronograma se está siguiendo correctamente y no necesita ninguna modificación puntual es nuestra aplicación de control diario, que te ayudará a llevar un registro de la jornada laboral de cada persona para comprobar que está avanzando a un buen ritmo en las actividades que le han sido asignadas.
Si tienes quieres conocer más información sobre Profesto.io, no dudes en contactarnos, ¡estaremos encantados de ayudarte!