Este último año hemos visto cómo el teletrabajo ha ido cobrando gran relevancia en gran parte de las empresas de España, debido a la pandemia que hemos estado viviendo. Esta nueva modalidad de trabajo se ha instaurado y en algunos casos ha venido para quedarse. Este último año hemos visto cómo el teletrabajo ha ido cobrando relevancia en gran parte de las empresas de España debido a la pandemia que hemos estado viviendo. Esta nueva modalidad de trabajo se ha instaurado y en algunos casos ha venido para quedarse.
Teletrabajar aporta diversas ventajas tanto a los trabajadores como a la empresa e incluso favorece a un aumento de la productividad. Pero para que esto ocurra, es necesario tener una buena organización e ir documentando los procesos de la empresa. Así se podrá observar a simple vista las actividades que se realizan, quiénes son los responsables, el avance de dicho proceso, etc.
¿Qué es la documentación de procesos?
La documentación de procesos es el registro (ya sea visual, textual o mixto) de los pasos necesarios que se debe realizar en un proceso específico. Este recurso tiene como finalidad plasmar lo que se hace, quién lo hace y cómo se va a ejecutar. Y así en un futuro repetir el proceso, corrigiendo los errores en el caso de que los tuviera.
Como cualquier negocio cuenta con más de un proceso, se genera un documento por cada uno y se guarda en el departamento que le corresponda.
Beneficios de la documentación de procesos
La documentación de procesos es un recurso de vital importancia en un negocio ya que ofrece multitud de beneficios.
Ahorro de tiempo
El tiempo que se invierte en realizar la documentación de procesos es ínfimo respecto al considerable ahorro de tiempo que supone. Cada trabajador nuevo que se incorpore tan solo tendrá que leer y asimilar el manual de procedimientos, sin necesidad de una alargada formación.
Aumento de la productividad
Cuando se realiza la documentación, al mismo tiempo se va analizando la actividad y desglosando sus fases, esto permite a la empresa descubrir qué aspectos no están funcionando correctamente, mejorarlos o eliminarlos. Incluso permite observar posibles huecos y cubrirlos con otros pasos que consigan añadir valor a la actividad, dando como resultado, una mayor productividad y calidad del trabajo.
Automatización del trabajo
Conocer todos los pasos que configuran un proceso favorece la automatización, debido a que se sabe en todo momento lo que hay que hacer y cómo hacerlo.
Mayor cohesión entre los equipos de trabajo
Esta herramienta permite a los empleados conocer quién hace qué, así como conocer a quién acudir en caso de alguna duda o problema.
Mejor planificación
Al conocer al milímetro las fases del proceso, permite al trabajador planificar los recursos necesarios para desarrollarlo. Reduciendo de esta forma los tiempos de espera y aumentando el rendimiento.
Por tanto, la documentación de procesos resulta un gran recurso para la empresa. Si a este le añades además herramientas que consigan una buena gestión de tiempo y equipos de trabajo, como sería el caso de Profesto.io, lograrás alcanzar mayores resultados.